Subir libros en Excel

Subir libros en EXCEL

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Con esta opción puedes subir una relación de libros con parte o todos sus datos mediante una hoja Excel o CSV,.

 

Es sistema es muy completo, aunque para tí es relativamente fácil. Lo único que necesitamos es un fichero con los datos de al menos un libro. Puede tener un número de libros, determinado solo por el tamaño del fichero, que por ahora no puede superar los 2 Mb, (Si necesitas más, ponte en contacto con nosotros para ampliar el tamaño máximo)

 

Al entrar desde el módulo Como editorial..., aparece la siguiente página:

 

Editor_subir_libros

 

Ahora tienes dos botones:

Seleccionar archivo.- Pinchando en este botón aparecerá un diálogo con los ficheros de tu/s disco/s local/es. Debes seleccionar el que quieres subir. Una vez seleccionado, aparecerá el nombre del archivo a la derecha del botón.
Enviar fichero.- Con este botón subimos el fichero desde tu disco local, al servidor de puentelibros. Más abajo encontrarás los posibles formatos que debe tener el fichero, su nombre, etc.

 

Cuando sube el fichero, el sistema comprueba que es correcto y te muestra una pantalla similar a esta:

 

Editor_subir_libros_2

 

En la parte inferior tienes el resultado del análisis, una selección con dos botones, y un pequeño resumen del fichero que acabas de subir. Solo se muestra el código de barras, el título, el autor y los precios con y sin IVA. Despues de echar un vistado, debes pinchar en uno de los dos botones.

 

Si pinchas en Grabar datos y volver, aparecerá la siguiente página:

 

Editor_subir_libros_3

 

Se informa del resultado de la grabación y aparece una lista con todos los campos posibles y una bola verde en aquellos que se han grabado.

 

Ahora si quieres comprobar el o los libros, puedes hacer una búsqueda como un libro normal, y observar sus datos. Si quieres modificar alguno online, puedes hacerlo desde la misma ficha, o cambiar tu hoja Excely repetir el proceso.

 


 

El sistema se ha diseñado para que te sea fácil subir los libros de tu editorial, tanto si son nuevos, como si quieres actualizar los datos de forma masiva.

 

Actualmente solo se puede subir el fichero de los libros por medio de esta página web. Si estas interesado en subirlo por FTP ponte en contacto con nosotros para llegar a un acuerdo sobre el formato, etc.

 

Tipos de ficheros.-

El sistema Excel se esta convirtiendo de facto en un estándar para el intercambio de información. Existen otros formatos, como por ejemplo SINLI, XML, etc. pero el más extendido y más fácil de usar es con Excel. Paradójicamente, si dispones de un programa de gestión, es posible que no pueda grabar de forma automática hojas Excel, pero si pueda grabar ficheros en texto plano, los denominados TXT o similares. Hay un formato de tipo "TXT" que cumple con el estándar de separar cada campo por una coma, un punto y coma, un tabulador o un pipeline. Este fichero de texto plano se denomina CSV. Pues bién, desde puentelibros podemos leer también este tipo de fichero. Actualmente podemos leer:

 

Ficheros Excel en formato Excel5 que es el utilizado por Microsoft (y otros) desde Windows 98 hasta Office 2003.
Ficheros Excel en formato Excel2007 que es el utilizado por Microsoft (y otros) para Office 2007 y Office 2010.
Ficheros CSV separados por coma o cualquier otro caracter determinado en la cabecera del fichero (ver más adelante).
Para otros formatos, consulta con nosotros. Lo más probable es que ya este preparado el sistema.

 

Nombre.Extensión del fichero.-

El nombre del fichero es irrelevante. Puedes poner cualquier nombre admitido por tu ordenador.

La extensión también es irrelevante, puesto que el sistema analiza el contenido sin fijarse en la extensión. No obstante, te aconsejamos poner una extensión que sea indicativa del contenido. Así para Excel del 2003 y anteriores, será .XLS, para Excel 2007 y posteriores será .XLSX (mayúsculas o minúsculas). Por ejemplo, supongamos que tienes una hoja Excel y quieres ponerle el nombre "mihojaexcel.abc". Cuando la subas, el sistema NO mira la extensión, se mete dentro del fichero y según su contenido sabe que es un xls, xlsx o CSV.

 

Formato Excel.-

Como sabes una hoja Excel, realmente es un libro Excel que puede tener múltiples hojas (solapas que hay abajo a la izquierda). Normalmente solo se utiliza la primera. Si tu pones datos en la segunda, etc. no serán tenidos en cuenta. Solo analiza la primera hoja del libro.

Las celdas pueden estar con atributos propios, por ejemplo, color, tipo de letra, bordes, etc. pero no pueden ser el resultado de formulas.

Lo más práctico, para evitar posibles errores, es hacer la hoja lo más simple posible. También contribuirás a que vaya más rápida la subida..

 

Campos o columnas.-

La ficha del libro se compone de múltiples datos, algunos imprescindibles, y la mayoría opcionales. Naturalmente, si tu no pones los datos opcionales, tus posibles compradores no podrán tener esa información.

Piensa que la información no solo la pasas a compradores, también la pasas a distribuidores y librerías, a sus páginas WEB, etc. Tu trabajo se realiza una sola vez, pero se reparte de forma gratuita a muchas empresas y personas.

Aquí te indicampos un resumen con los campos, una indicación de los que son imprescindibles y un pequeño comentario. Si quieres saber más ves al apartado "Datos de un libro".

 

 

Editor_subir_libros_4

 

El campo BARRAS, también puede llamarse EAN o ISBN. Si existen dos o más con este nombre, los tomará por este orden.

El contenido puede ser un EAN13 o un ISBN con guiones. El sistema dejará solo los números para convertirlo en unas barras válidas.

Si el contenido de las barras (o ISBN) no es válido, el libro correspondiente a esa línea se rechaza.

 

El título no puede estar vacío. Puede ser cualquier cosa, pero debe tener algún texto.

 

El autor si puede estar vacío.

 

El conjunto precio sin IVA, precio con IVA e IVA, debe ser capaz de calcular los tres valores. Así se pueden dar los siguientes casos:

Precio con IVA e IVA. El sistema calculará el precio sin IVA redondeando a cuatro decimales.
Precio sin IVA e IVA. El sistema calculará el precio con IVA redondeando a dos decimales
Precio sin IVA y precio con IVA. El sistema calculará el IVA redondeando a enteros sin decimales.
Precio sin IVA. El sistema supondrá el 4% de IVA y calculará el precio con IVA.
Precio con IVA. El sistema supondrá el 4% de IVA y calculará el precio sin IVA.
Si el IVA implicitamente o por cálculo supone mas del 21%, no se admitirá el libro.
Sin ningún precio, aunque tenga o no IVA. No admitirá el libro. Solo admitirá no tener precios, si en TIPOPRECIO hay una "L" de libre.

 

El resto de los campos son opcionales.

 

Fichero tipo CSV.-

El tipo CSV puede ser generado por el propio Excel, por un programa, o manualmente por medio de un editor de texto. Es de los llamados texto plano o "TXT" aunque puede tener cualquier extensión.

Cada línea es un conjunto de caracteres y números que termina con los caracteres de retorno ( 13) y/o Interlínea (10).

Cada campo ha de estar separado del siguiente por un carácter que denominamos separador. Este carácter puede ser uno de los siguientes: una coma ",", un punto y coma ";", un tabulador "\t" o un piperline "|" (para otros caracteres, consultarnos.

El carácter separador ha de ser el mismo para todo el fichero. De forma práctica se ha demostrado que el mejor carácter separador es la barra vertical o pipeline "|" (en un teclado windows se visualiza con las teclas "Alt Gr" y la tecla "1" encima de la "Q"). Este carácter no es normal que se use en ningún título., autor, reseña, etc.

El problema con el caracter separador es que no puede forma parte del contenido de ningún campo.

Es fácil de crear por cualquier sistema con la única salvedad de no tener los caracteres de retorno ni interlínea como parte de los datos. Esto es un inconveniente en los campos de RESUMEN y CONTENIDO. Para evitar este problema, se sustituye el carácter retorno por el signo $ y el de interlínea por el  carácter %.

Otra particularidad imprescindible en los ficheros CSV es como indicar el nombre del campo en cada columna. Para hacer esto, la primera línea del fichero tendrá el nombre de cada campo separados por el separador. Por ejemplo, suponiendo un separador con pipeline, la primera línea sería algo similar a esta:

BARRAS|TITULO|AUTOR|PRECIO....etc.

 

El nombre del fichero y su extensión puede ser cualquiera que admita el propio sistema. Al igual que los ficheros Excel, se mira en el interior del fichero, no en la extensión.